Ferie, reperibilità e diritto alla disconnessione

Un messaggio per individuare un documento, una telefonata per ottenere un’autorizzazione, una breve riunione per affrontare un problema urgente. Considerate singolarmente, queste richieste possono apparire marginali. Se si ripetono, però, rischiano di trasformare le ferie in una forma di disponibilità informale.

Il tema non richiede di contrapporre il diritto al riposo alle esigenze dell’impresa. Richiede, piuttosto, di distinguere le emergenze effettive dalle carenze organizzative e di definire responsabilità chiare per manager e lavoratori.

Le ferie devono garantire un riposo effettivo

Il diritto alle ferie annuali retribuite è riconosciuto dall’articolo 36 della Costituzione ed è disciplinato, in termini generali, dall’articolo 10 del D.Lgs. n. 66/2003.

Le ferie non costituiscono una semplice sospensione della presenza in azienda. Devono permettere il recupero delle energie psicofisiche e la libera disponibilità del proprio tempo.

Non ogni comunicazione ricevuta durante le ferie rappresenta automaticamente una violazione.

Occorre valutarne contenuto, frequenza e conseguenze.

Un messaggio che può essere letto al rientro è diverso da una richiesta che impone di controllare il telefono, accedere ai sistemi aziendali, fornire indicazioni o assumere decisioni.

Quando il lavoratore deve rimanere raggiungibile e pronto a intervenire, il periodo di riposo rischia di perdere la propria funzione.

Ferie e reperibilità non sono equivalenti

Durante le ferie il lavoratore è assente e non dovrebbe essere inserito nei normali flussi operativi.

La reperibilità presuppone invece un obbligo di essere raggiungibili e, in determinate circostanze, di intervenire. Modalità, fasce orarie, compensi e riposi dipendono dalla disciplina collettiva, dagli accordi applicabili e dalle regole aziendali.

Più delicata è la disponibilità informale: non esiste un turno formalizzato, ma la persona sa che potrebbe essere contattata e che la mancata risposta potrebbe essere valutata negativamente.

Una collaborazione occasionale non equivale necessariamente a un obbligo. Se, tuttavia, la disponibilità si ripete o viene data per scontata, l’eccezione può trasformarsi in una regola non dichiarata.

Il diritto alla disconnessione

Nell’ordinamento italiano il diritto alla disconnessione è espressamente richiamato, per il lavoro agile, dall’articolo 19 della legge n. 81/2017. L’accordo individuale deve individuare i tempi di riposo e le misure necessarie ad assicurare la disconnessione dagli strumenti tecnologici.

Negli altri rapporti di lavoro, i limiti alla raggiungibilità devono essere ricostruiti considerando la disciplina dell’orario, dei riposi e delle ferie, oltre al contratto collettivo e agli accordi applicabili.

La disconnessione non coincide soltanto con la possibilità tecnica di spegnere il telefono.

Diventa effettiva quando il lavoratore può farlo senza essere tenuto a controllare le comunicazioni e senza temere conseguenze professionali.

Le policy aziendali sono utili, ma devono trovare riscontro nei comportamenti. Se i responsabili richiedono risposte durante le assenze o valorizzano la disponibilità continua, la regola formale perde efficacia.

Quando un contatto diventa una richiesta di lavoro

Per valutare un contatto durante le ferie non basta considerare la durata della telefonata o dell’intervento.

Occorre verificare:

• se fosse richiesta una risposta;

• se il lavoratore dovesse controllare i dispositivi aziendali;

• quale attività sia stata concretamente svolta;

• se la mancata risposta potesse produrre conseguenze;

• se il contatto sia rimasto isolato o si sia ripetuto;

• se la questione potesse essere gestita da chi era in servizio.

Una comunicazione puramente informativa è diversa dalla richiesta di ricercare documenti, impartire istruzioni, autorizzare operazioni o partecipare a una riunione.

Quando viene effettivamente svolta un’attività, occorre ricostruire l’accaduto e verificare il trattamento previsto dal contratto collettivo, dagli accordi aziendali e dalle regole applicabili. Non esiste una soluzione identica per ogni settore e per qualsiasi intervento.

La responsabilità di manager e responsabili

Le ferie sono normalmente programmabili. Devono quindi essere considerate nell’organizzazione delle attività e non trattate come un evento imprevisto.

Prima dell’assenza, chi coordina il lavoro dovrebbe verificare:

• le attività e le scadenze non rinviabili;

• l’individuazione di sostituti effettivi;

• il trasferimento di informazioni, accessi e deleghe;

• i criteri per riconoscere una reale emergenza;

• il percorso di escalation da seguire.

La sostituzione non può essere soltanto nominale. Il sostituto deve disporre delle informazioni e dei poteri necessari per intervenire.

Anche la comunicazione richiede attenzione. Espressioni come “rispondi quando puoi” possono trasferire sul lavoratore la responsabilità di stabilire se la richiesta sia urgente. Se non serve una risposta immediata, è preferibile precisarlo chiaramente o programmare l’invio del messaggio dopo il rientro.

La raggiungibilità durante le ferie non dovrebbe inoltre diventare un criterio implicito per valutare affidabilità, disponibilità o senso di responsabilità.

La responsabilità del lavoratore

Anche il lavoratore deve contribuire alla corretta preparazione dell’assenza.

Prima delle ferie è opportuno aggiornare le attività aperte, segnalare scadenze e criticità, rendere accessibili documenti e informazioni e indicare i referenti sostitutivi.

Un passaggio di consegne adeguato riduce il rischio di contatti evitabili. Non comporta, però, che il lavoratore mantenga la responsabilità operativa durante l’assenza.

Se viene richiesta una forma di disponibilità, i relativi confini devono essere chiariti preventivamente: periodo, canale di contatto, eventi rilevanti, tempi di risposta e trattamento applicabile.

Anche la disponibilità spontanea richiede misura. Rispondere costantemente a messaggi e chiamate può consolidare aspettative che, nel tempo, diventano difficili da rimuovere.

Quali sono le vere urgenze

Non ogni difficoltà operativa costituisce un’emergenza.

Un evento può essere considerato urgente quando non era ragionevolmente prevedibile, non può attendere il rientro, può provocare un danno significativo e non è gestibile attraverso le sostituzioni predisposte.

Una scadenza conosciuta, la richiesta di un cliente o la difficoltà nel reperire un documento non sono necessariamente emergenze. Possono derivare da una programmazione insufficiente, dalla concentrazione delle informazioni o dalla mancanza di deleghe.

Quando le richieste durante le ferie si ripetono, il problema non riguarda più il singolo episodio. Diventa un indicatore della tenuta organizzativa.

Un protocollo per gestire le eccezioni

Regole interne semplici possono ridurre l’ambiguità.

È utile stabilire:

• che cosa costituisce un’emergenza;

• chi deve valutarla;

• chi sostituisce la persona assente;

• quale canale utilizzare;

• come documentare l’attività eventualmente svolta;

• come verificare le cause dell’intervento.

Il contatto non dovrebbe provenire indistintamente da qualsiasi collega. Una persona in servizio dovrebbe prima accertare che la questione non possa essere risolta in altro modo.

Il protocollo non serve a rendere ordinari i contatti durante le ferie, ma a limitarli a situazioni realmente eccezionali.

La sostituibilità è una responsabilità organizzativa

Quando un’unica persona possiede informazioni, accessi o poteri decisionali indispensabili, l’impresa è esposta a un rischio operativo e il lavoratore non riesce ad assentarsi pienamente.

La soluzione non consiste nel richiedere una disponibilità permanente.

Occorre distribuire le conoscenze, documentare i processi, attribuire deleghe e predisporre sostituzioni effettive.

Rendere un ruolo sostituibile non ne riduce il valore. Rafforza l’organizzazione e permette alla persona di esercitare concretamente il proprio diritto al riposo.

Responsabilità condivise, ma distinte

Manager e lavoratori contribuiscono entrambi alla preparazione delle ferie, ma con responsabilità differenti.

Il lavoratore deve assicurare un passaggio di consegne ordinato e segnalare le criticità conosciute. Chi organizza il lavoro deve predisporre sostituzioni, distribuire responsabilità e impedire che la continuità aziendale dipenda dalla disponibilità di chi è assente.

La disconnessione non si realizza con una dichiarazione formale.

Richiede un’organizzazione nella quale le urgenze siano definite, le deleghe siano effettive e i contatti durante le ferie rimangano eccezionali.

Se una persona continua a essere indispensabile durante ogni assenza, il problema non riguarda soltanto il telefono acceso. Riguarda il modo in cui è stato organizzato il lavoro.

Riferimenti giuridici essenziali

• articolo 36 della Costituzione;

• articolo 10 del D.Lgs. 8 aprile 2003, n. 66;

• articolo 19 della legge 22 maggio 2017, n. 81;

• contratto collettivo, accordi aziendali e accordi individuali applicabili.

Nota informativa

Il contributo ha finalità informative e affronta il tema in termini generali. La disciplina delle ferie, della reperibilità e degli interventi richiesti durante l’assenza deve essere verificata considerando la normativa vigente, il contratto collettivo, gli accordi applicabili e le circostanze del singolo caso.