Assumere una nuova persona o riorganizzare il lavoro? Criteri per decidere

Quando il carico di lavoro aumenta, le scadenze diventano difficili da rispettare e alcune attività restano senza un responsabile preciso, la prima risposta dell’impresa può essere quella di assumere una nuova persona.

La necessità può essere reale. Tuttavia, prima di avviare la selezione, occorre chiarire quale problema l’inserimento dovrebbe risolvere.

Non sempre, infatti, manca una persona. In alcuni casi manca una competenza specifica; in altri, il problema riguarda la distribuzione delle attività, la sovrapposizione dei ruoli o l’assenza di priorità condivise. Può anche accadere che l’organizzazione abbia bisogno di una responsabilità nuova, senza averne ancora definiti contenuto, autonomia e collocazione.

La decisione di assumere non riguarda quindi soltanto il costo del lavoro o la scelta del contratto. Richiede una valutazione più ampia, nella quale devono essere considerate insieme esigenze produttive, assetto organizzativo, disciplina applicabile e sostenibilità dell’inserimento.

Quale problema deve risolvere l’assunzione?

La domanda iniziale non dovrebbe essere semplicemente: “Possiamo assumere?”.

È più utile chiedersi:

quale risultato dovrebbe produrre la nuova risorsa e quali condizioni organizzative sono necessarie perché possa raggiungerlo?

Un incremento stabile degli ordini, l’apertura di una nuova funzione o la necessità di acquisire una competenza non disponibile internamente possono rendere appropriata una nuova assunzione.

La stessa conclusione non è automatica quando la difficoltà deriva da:

• attività duplicate;

• decisioni concentrate su una sola persona;

• priorità che cambiano frequentemente;

• ruoli non definiti;

• processi eccessivamente frammentati;

• strumenti non adeguati;

• carichi di lavoro distribuiti in modo disomogeneo;

• responsabilità attribuite senza i corrispondenti poteri.

In queste situazioni una nuova persona può alleggerire temporaneamente la pressione, ma rischia di essere inserita nello stesso sistema che ha prodotto il problema.

Prima della ricerca occorre definire il ruolo

Una descrizione generica della posizione può essere sufficiente per pubblicare un annuncio, ma non per assumere consapevolmente.

Prima di iniziare la ricerca sarebbe opportuno definire almeno:

• le attività principali;

• i risultati attesi;

• la collocazione del ruolo nell’organizzazione;

• il responsabile di riferimento;

• le relazioni con le altre funzioni;

• il grado di autonomia;

• le decisioni che la persona potrà assumere;

• le competenze necessarie;

• gli strumenti disponibili;

• i criteri con cui sarà valutato il lavoro.

Questa analisi consente anche di distinguere fra tre esigenze diverse: aumentare la capacità operativa, introdurre una competenza specialistica oppure affidare una responsabilità organizzativa.

Sono esigenze che possono condurre a profili, inquadramenti e condizioni contrattuali differenti.

Il quadro normativo applicabile

L’organizzazione del ruolo non è separata dalla disciplina del rapporto di lavoro.

L’articolo 2103 del Codice civile collega le mansioni del lavoratore a quelle per le quali è stato assunto e disciplina, a determinate condizioni, le successive modifiche. Per valutare correttamente la posizione occorre inoltre esaminare il contratto collettivo applicato, che normalmente definisce sistemi di classificazione, livelli, qualifiche e declaratorie professionali.

Non è quindi sufficiente attribuire al ruolo un nome ritenuto adeguato dall’impresa. Occorre verificare se le attività effettivamente richieste, il livello di autonomia e le responsabilità affidate siano coerenti con l’inquadramento individuato.

Anche gli obblighi informativi hanno rilevanza. Il D.Lgs. 26 maggio 1997, n. 152, come modificato dal D.Lgs. 27 giugno 2022, n. 104, disciplina le informazioni che devono essere fornite al lavoratore sugli elementi essenziali del rapporto e sulle condizioni di lavoro.

La documentazione contrattuale deve quindi essere coerente con la decisione organizzativa. L’inquadramento, il luogo di lavoro, l’orario, la retribuzione, il periodo di prova e gli altri elementi richiesti non possono essere trattati come adempimenti isolati rispetto al ruolo concreto.

Il CCNL applicabile rimane essenziale anche per verificare la disciplina economica e normativa, la durata del periodo di prova, l’orario, le eventuali indennità e le condizioni previste per specifiche figure professionali.

Che cosa significa sul piano operativo

Definire correttamente il ruolo prima dell’assunzione riduce il rischio di costruire un rapporto basato su aspettative diverse.

L’impresa può ritenere di aver assunto una persona capace di gestire autonomamente un’area. Il lavoratore può invece scoprire che ogni decisione richiede l’approvazione dell’imprenditore o di un responsabile. Al contrario, una persona inserita per svolgere attività prevalentemente esecutive può trovarsi a sostenere responsabilità non rappresentate durante la selezione.

La distanza fra ruolo annunciato, condizioni contrattuali e lavoro effettivamente richiesto può generare:

• difficoltà nel periodo di inserimento;

• conflitti sull’attribuzione delle attività;

• problemi di coordinamento;

• richieste di revisione dell’inquadramento;

• sovrapposizioni con altri ruoli;

• valutazioni delle prestazioni poco attendibili;

• interruzioni premature del rapporto.

Una buona definizione iniziale non impedisce al ruolo di evolvere. Consente, però, di individuare un punto di partenza verificabile.

L’assunzione modifica l’organizzazione

Ogni nuova persona cambia il sistema nel quale viene inserita.

Occorre stabilire chi assegnerà le priorità, chi fornirà le informazioni necessarie, chi valuterà il lavoro e chi potrà intervenire quando emergono difficoltà. Se queste responsabilità non vengono definite, il nuovo assunto può diventare il destinatario di indicazioni provenienti da più soggetti, non sempre coerenti fra loro.

L’inserimento richiede inoltre tempo alle persone già presenti. Affiancamento, formazione, trasferimento delle conoscenze e verifica delle attività producono un costo organizzativo che si aggiunge al costo contrattuale.

Per questa ragione il calcolo non dovrebbe limitarsi alla retribuzione lorda o al costo aziendale annuale. Dovrebbe comprendere anche:

• il tempo necessario per la selezione;

• il periodo di apprendimento;

• l’impegno delle persone coinvolte nell’affiancamento;

• gli strumenti e gli spazi di lavoro;

• la formazione obbligatoria e professionale;

• l’eventuale revisione dei processi;

• il tempo richiesto prima che la persona raggiunga un’adeguata autonomia.

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L’assunzione può essere pienamente sostenibile e opportuna, ma deve essere valutata come investimento organizzativo, non soltanto come incremento numerico dell’organico.

La prospettiva della persona inserita

La chiarezza del ruolo è rilevante anche per chi entra in azienda.

Una persona dovrebbe poter comprendere quali attività le saranno affidate, da chi dipenderà, quali risultati ci si attende e quali possibilità di sviluppo presenta la posizione. Queste informazioni incidono sulla valutazione della proposta e sulla capacità di inserirsi correttamente.

Espressioni come “cerchiamo una persona flessibile” oppure “il ruolo sarà costruito nel tempo” possono descrivere una realtà aziendale dinamica. Non dovrebbero però sostituire la definizione degli elementi essenziali della posizione.

Flessibilità non significa assenza di confini. Anche un ruolo destinato a evolvere dovrebbe avere una base riconoscibile: responsabilità iniziali, interlocutori, priorità e margini decisionali.

Una comunicazione realistica durante la selezione consente inoltre di evitare promesse difficili da mantenere. Presentare un ruolo come strategico, quando l’organizzazione non è ancora disponibile a riconoscergli autonomia o risorse, può compromettere il rapporto fin dall’inizio.

Assumere o riorganizzare: i criteri da valutare

Prima di decidere può essere utile svolgere una verifica articolata in alcune domande.

1. L’esigenza è stabile?

Occorre distinguere un incremento strutturale dell’attività da un picco temporaneo, una sostituzione o un progetto circoscritto. La risposta incide sull’opportunità dell’inserimento e sulla scelta della forma contrattuale, che dovrà essere valutata nel rispetto della disciplina vigente e del CCNL applicabile.

2. Il carico di lavoro è stato misurato?

La percezione di sovraccarico non sempre consente di individuare dove si concentra la difficoltà. È utile osservare volumi, tempi, arretrati, interruzioni e attività che assorbono risorse senza produrre risultati proporzionati.

3. Manca tempo o manca una competenza?

Se il problema riguarda la quantità di lavoro, può servire capacità operativa aggiuntiva. Se riguarda la qualità tecnica o la capacità di assumere determinate decisioni, occorre ricercare una competenza diversa, eventualmente più specialistica.

4. Le attività possono essere ridistribuite?

La riorganizzazione interna può essere una soluzione, ma deve essere valutata con attenzione. Non basta spostare compiti da una persona all’altra: occorre verificare mansioni, inquadramenti, carichi esistenti, competenze e conseguenze sulla continuità del lavoro.

5. Il ruolo dispone di poteri adeguati?

Attribuire un risultato senza riconoscere accesso alle informazioni, strumenti e margini decisionali rende la responsabilità soltanto formale.

6. L’organizzazione è pronta per l’inserimento?

Devono essere individuati un responsabile, un percorso di affiancamento, obiettivi iniziali e momenti di verifica. Senza queste condizioni anche una selezione corretta può produrre un inserimento debole.

7. Il trattamento proposto è coerente con il ruolo?

Retribuzione, inquadramento, eventuali elementi variabili e condizioni di lavoro devono essere valutati rispetto alle mansioni effettive, al mercato professionale, al CCNL e agli equilibri interni.

La decisione non riguarda soltanto il numero delle persone

Assumere può essere la scelta corretta quando l’impresa ha individuato un’esigenza reale, stabile e sostenibile. Riorganizzare può essere preferibile quando le difficoltà derivano soprattutto da processi, priorità e responsabilità non definiti.

In molti casi le due decisioni non sono alternative. L’impresa può avere bisogno di una nuova persona e, nello stesso tempo, di rivedere il modo in cui il lavoro viene distribuito e coordinato.

Il punto essenziale è evitare che l’assunzione venga utilizzata per rinviare una questione organizzativa.

Prima viene chiarito il problema, più precisa può diventare la ricerca. Una scelta contrattualmente corretta, inserita in un’organizzazione impreparata, difficilmente produce il risultato atteso. Allo stesso modo, una buona progettazione del ruolo deve essere accompagnata dalla verifica dell’inquadramento, delle condizioni applicabili e degli obblighi informativi.

La qualità della decisione dipende dall’integrazione di questi elementi: necessità produttiva, organizzazione del lavoro, sostenibilità economica e correttezza giuridica.

NOTA INFORMATIVA

Il contributo ha finalità informative e affronta il tema in termini generali. La disciplina applicabile e le possibili soluzioni devono essere verificate tenendo conto delle caratteristiche del rapporto, del contratto collettivo applicato e delle circostanze del caso concreto.