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  • Writer's pictureLorenzo Berselli

Indennità di trasferta e rimborsi chilometrici: come funzionano

Per trasferta si intende lo spostamento provvisorio e temporaneo del lavoratore in un luogo di lavoro differente da quello in cui esercita abitualmente l’attività lavorativa, cui rimane funzionalmente collegato.


Viene previsto che al lavoratore in trasferta sia corrisposta un’indennità, che ha una duplice funzione:

  • Risarcitoria, o restitutoria, delle maggiori spese sostenute durante la trasferta;

  • Retributiva, per il maggior disagio che la prestazione lavorativa in situazione di trasferta comporta.

Per quanto concerne il trattamento economico, nel caso degli spostamenti al di fuori del Comune della sede di lavoro, il lavoratore in trasferta ha diritto a una retribuzione ordinaria, al compenso per eventuali straordinari e a un’indennità di trasferta che può essere forfettaria, a piè di lista (anche detta “analitica”), o mista.


Tutti e tre i criteri si prestano a un regime di esenzione contributiva e fiscale, con soglie variabili a seconda dei casi.

Per esenzione si intende la possibilità per un lavoratore di ricevere un rimborso per le spese sostenute durante un viaggio di lavoro senza dover pagare imposte su quel rimborso. Questo significa che l’indennità di trasferta non è imponibile e quindi non concorre alla formazione del reddito di lavoro dipendente.


Qui di seguito il dettaglio dei regimi fiscali e contributivi dei rimborsi:

  • Secondo il criterio del rimborso forfettario, il datore di lavoro riconosce al lavoratore un’indennità di trasferta comprensiva del ristoro economico per il disagio e la copertura delle spese sostenute durante il periodo di trasferta. Detto rimborso prevede un’indennità di trasferta fino a € 46,48 giornalieri nel caso di spostamenti all’interno del territorio italiano che siano al di fuori del Comune della sede di lavoro, e di € 77,47 giornalieri nel caso di trasferte all’estero.


  • Per il rimborso a piè di lista l’azienda non riconosce un’indennità, ma rimborsa, dietro presentazione di idoneo giustificativo, solo le spese di viaggio o trasporto, vitto e alloggio effettivamente sostenute dal lavoratore in trasferta per conto dell’azienda.


  • Il sistema misto si ha quando al lavoratore viene corrisposta sia un’indennità di trasferta, sia il rimborso analitico delle spese per il vitto e/o alloggio. In questo caso, la normativa fiscale stabilisce che le indennità esenti sono riproporzionate in quote stabilite in base al sistema utilizzato:

    1. di 1/3 in caso di rimborso delle spese di alloggio o di vitto, nonché nei casi di alloggio o di vitto fornito gratuitamente;

    2. di 2/3, in caso di rimborso sia delle spese di alloggio che di quelle di vitto o di vitto e alloggio forniti gratuitamente.


I rimborsi analitici delle spese di viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica, e di trasporto non concorrono comunque a formare il reddito quando siano effettuati sulla base di idonea documentazione, mentre ogni altro eventuale rimborso di spese (ulteriori rispetto a vitto, alloggio, viaggio e trasporto) è assoggettato interamente a tassazione.


La normativa vigente prevede inoltre un rimborso chilometrico, variabile a seconda del tipo di autovettura o mezzo di trasporto, della distanza percorsa e di specifici parametri indicati nella tabella ACI.


Viene previsto che, qualora il lavoratore si spostasse dalla sua abitazione in territori extra-comunali con l’utilizzo di un mezzo proprio, se il percorso è più breve rispetto a quello calcolato partendo dalla sede di lavoro, allora l’indennità verrà interamente riconosciuta in regime di esenzione fiscale e contributiva.


Di converso, se questa distanza è maggiore rispetto a quella tra sede di lavoro e località di missione o trasferta, allora l’indennità chilometrica, seppur corrisposta in ragione dell’intero percorso, sarà assoggettata a tassazione fiscale e previdenziale per la sola quota riferibile per il tratto abitazione-sede di lavoro.


Se invece lo spostamento avviene all’interno del territorio comunale della sede di lavoro rientrano nella quota esente — esclusivamente — i documenti degli spostamenti provenienti dal vettore (ad esempio biglietti dell’autobus, biglietti della metro, ricevute taxi e fatture dei servizi di car sharing).




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