Pay transparency: nuovi obblighi in arrivo e come preparare l’azienda

La pay transparency, o trasparenza retributiva, è destinata a diventare uno dei temi centrali nella gestione del personale. Non si tratta soltanto di indicare lo stipendio negli annunci di lavoro, ma di introdurre un nuovo modo di costruire, documentare e spiegare le politiche retributive aziendali.

Il riferimento normativo principale è la Direttiva (UE) 2023/970 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 10 maggio 2023, adottata per rafforzare l’applicazione del principio della parità di retribuzione tra uomini e donne per uno stesso lavoro o per un lavoro di pari valore, attraverso la trasparenza retributiva e i relativi meccanismi di tutela.

Gli Stati membri devono recepire la direttiva nel diritto nazionale entro il 7 giugno 2026. In Italia il percorso di recepimento è stato avviato sulla base della Legge 21 febbraio 2024, n. 15, legge di delegazione europea 2022-2023. Lo schema di decreto legislativo è stato trasmesso alle Camere come Atto del Governo n. 379, avente ad oggetto l’attuazione della Direttiva (UE) 2023/970.

Alla data di pubblicazione del presente articolo, è quindi opportuno distinguere tra: principi già vigenti, come il divieto di discriminazione retributiva tra uomini e donne; obblighi specifici in arrivo, collegati al completamento del recepimento nazionale della Direttiva UE.

Perché è stata introdotta questa norma

La ragione principale è il contrasto al gender pay gap, cioè il divario retributivo tra uomini e donne.

Il principio della parità retributiva esiste già da tempo. Tuttavia, nella pratica, è spesso difficile da far valere. Il lavoratore o la lavoratrice non sempre conosce i criteri con cui l’azienda determina le retribuzioni, non sa se colleghi che svolgono lavori analoghi percepiscano trattamenti diversi e, soprattutto, non dispone degli elementi necessari per verificare se una differenza salariale sia giustificata oppure discriminatoria.

La direttiva nasce proprio da questa esigenza: rendere effettivo un diritto già esistente.

La trasparenza serve a ridurre l’asimmetria informativa tra datore di lavoro e lavoratore. In altre parole, il legislatore europeo vuole evitare che eventuali differenze ingiustificate restino nascoste dietro formule generiche, trattative individuali non documentate, prassi aziendali stratificate o sistemi retributivi poco leggibili.

La norma non impone stipendi uguali per tutti. Il principio è diverso: le differenze retributive possono esistere, ma devono essere fondate su criteri oggettivi, neutrali rispetto al genere e documentabili.

Chi riguarda l’obbligo

La nuova disciplina riguarda, in linea generale, i datori di lavoro pubblici e privati.

Secondo quanto chiarito dal Ministero del Lavoro, il provvedimento si applica ai datori di lavoro pubblici e privati e riguarda, salvo alcune esclusioni, i lavoratori subordinati, inclusi dirigenti e contratti a termine. Alcuni obblighi si estendono anche ai candidati nella fase di selezione.

È però importante distinguere tra due categorie di obblighi.

La prima riguarda gli obblighi generali, destinati a incidere sulla gestione del rapporto di lavoro e sulla fase di selezione: trasparenza negli annunci, divieto di chiedere al candidato la storia retributiva, criteri oggettivi di determinazione della retribuzione e diritto dei lavoratori a conoscere determinate informazioni retributive.

La seconda riguarda gli obblighi di comunicazione e reporting, che saranno graduati in base alla dimensione aziendale e alla disciplina nazionale definitiva.

Resta inoltre fermo un obbligo già vigente: il rapporto biennale sulla situazione del personale maschile e femminile, previsto dall’art. 46 del D.Lgs. 11 aprile 2006, n. 198, per le aziende pubbliche e private che occupano oltre 50 dipendenti. Le aziende fino a 50 dipendenti possono redigerlo su base volontaria.

Il Ministero del Lavoro conferma anche il relativo apparato sanzionatorio in caso di mancata trasmissione, rapporto mendace o incompleto.

Cosa dovranno fare concretamente le aziende

Il primo intervento riguarda la selezione del personale.

Secondo le indicazioni ministeriali sullo schema di recepimento, gli annunci di lavoro dovranno indicare la retribuzione iniziale o almeno la fascia retributiva prevista. Non sarà quindi prudente utilizzare formule generiche come “retribuzione commisurata all’esperienza”, “compenso competitivo” o “RAL da definire”, se non accompagnate da un range economico concreto e coerente con la posizione.

Il secondo intervento riguarda i colloqui di selezione. Una volta completato il recepimento, il datore di lavoro non potrà chiedere al candidato quanto guadagna o quanto guadagnava nei precedenti rapporti di lavoro. Il Ministero del Lavoro ha chiarito che sarà vietato chiedere ai candidati informazioni sugli stipendi passati.

Saranno quindi da evitare domande come:

• “Qual è la sua RAL attuale?”

• “Quanto guadagna oggi?”

• “Quanto percepiva nel precedente rapporto?”

• “Può inviarci l’ultima busta paga?”

Si potrà invece chiedere al candidato quale sia la sua aspettativa economica, purché l’azienda abbia definito una fascia retributiva coerente con il ruolo.

Il vero punto: criteri retributivi oggettivi

La pay transparency impone alle aziende di rendere spiegabile il modo in cui viene determinata la retribuzione.

Il datore di lavoro dovrà poter dimostrare perché un lavoratore percepisce un certo trattamento economico e perché, eventualmente, percepisce più o meno di un collega che svolge lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore.

I criteri potranno riguardare, ad esempio:

• competenze;

• esperienza;

• anzianità;

• responsabilità;

• autonomia;

• risultati raggiunti;

• condizioni di lavoro;

• turnazioni;

• reperibilità;

• mansioni aggiuntive;

• competenze specialistiche;

• performance documentata.

La differenza retributiva non è vietata. È vietata, o comunque rischiosa, la differenza non spiegabile.

Il Dipartimento per gli Affari Europei ha precisato che lo schema di decreto valorizza il ruolo della contrattazione collettiva quale riferimento per la classificazione delle mansioni e dei trattamenti economici, assicurando criteri oggettivi e neutrali rispetto al genere.

Il punto centrale diventa quindi questo: non basta pagare correttamente secondo il CCNL; occorre anche saper spiegare e documentare le differenze interne.

Cosa si può fare: le azioni pratiche consigliate

La prima attività utile è un audit retributivo interno.

L’azienda dovrebbe mappare, per ogni lavoratore:

• qualifica;

• livello di inquadramento;

• mansioni effettive;

• anzianità;

• sede o unità produttiva;

• orario di lavoro;

• RAL;

• paga base;

• superminimi;

• premi;

• bonus;

• indennità;

• benefit;

• welfare;

• componenti variabili;

• eventuali progressioni di carriera.

Lo scopo non è pubblicare gli stipendi individuali, ma verificare se esistono differenze difficili da giustificare tra lavoratori comparabili.

La seconda attività è creare una griglia retributiva aziendale. Per ogni ruolo sarebbe opportuno indicare mansioni, livello CCNL, competenze richieste, grado di autonomia, responsabilità e fascia retributiva minima e massima.

La terza attività è formalizzare i criteri per:

• aumenti individuali;

• superminimi;

• premi;

• bonus;

• passaggi di livello;

• promozioni;

• benefit;

• percorsi di carriera.

Ogni aumento o trattamento differenziato dovrebbe lasciare una traccia documentale: una scheda di valutazione, una lettera di assegnazione mansioni, una motivazione interna, un verbale, un obiettivo raggiunto o un criterio aziendale già definito.

La quarta attività è correggere le anomalie prima che diventino un problema. Se emergono differenze non giustificate, l’azienda può intervenire con adeguamenti graduali, revisione dei livelli, riallineamento dei superminimi, revisione dei premi, revisione dei benefit o formalizzazione delle responsabilità effettivamente svolte.

Cosa non si può fare

Con la nuova disciplina non sarà più prudente, e in alcuni casi non sarà consentito, continuare con prassi poco trasparenti.

Non si potrà chiedere al candidato la retribuzione attuale o passata. Non si potranno pubblicare annunci privi di indicazione economica o di fascia retributiva. Non si potranno applicare differenze salariali non motivate, soprattutto tra lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore.

Non si potranno usare clausole di riservatezza salariale per impedire ai lavoratori di parlare della propria retribuzione quando ciò serve a tutelare il diritto alla parità retributiva.

Allo stesso tempo, trasparenza non significa diffusione indiscriminata di dati personali. Il lavoratore non avrà diritto a conoscere la busta paga nominativa del collega. Avrà invece diritto a ricevere informazioni sui livelli retributivi medi dei lavoratori comparabili, suddivisi per genere e nel rispetto della normativa privacy.

Il Ministero del Lavoro ha chiarito che, nel rispetto della normativa sulla privacy, i lavoratori avranno diritto a conoscere i criteri di determinazione del proprio stipendio e i livelli retributivi medi dei colleghi che svolgono lo stesso lavoro, suddivisi per genere.

Il tema del 5%

Uno degli aspetti più delicati riguarda gli scostamenti retributivi di genere.

Secondo quanto indicato dal Dipartimento per gli Affari Europei, in caso di scostamento retributivo del 5% tra uomini e donne non adeguatamente giustificato, è previsto un obbligo di motivazione a carico del datore di lavoro e il coinvolgimento delle parti sociali, dell’Ispettorato nazionale del lavoro e degli organismi di parità per individuare misure idonee a eliminare il divario.

Questo significa che l’azienda dovrà guardare non solo alla paga base, ma alla retribuzione complessiva: superminimi, premi, bonus, benefit, indennità e componenti variabili.

Il rischio, infatti, non è solo nel minimo tabellare. Molte differenze si annidano nei trattamenti individuali, nei premi discrezionali, nei benefit e nelle progressioni di carriera non formalizzate.

Cosa succede oggi se la norma non viene applicata

Occorre distinguere tra obblighi già vigenti e obblighi in arrivo.

Oggi il nuovo impianto organico della pay transparency è collegato alla Direttiva (UE) 2023/970 e al completamento del recepimento nazionale. Alcuni obblighi specifici, come l’indicazione della fascia retributiva negli annunci o il divieto espresso di chiedere la retribuzione pregressa, devono quindi essere letti alla luce della disciplina nazionale definitiva e della relativa decorrenza applicativa.

Questo però non significa che oggi l’azienda sia libera di applicare differenze retributive discriminatorie.

Il principio di parità retributiva tra uomini e donne è già vigente. Se una lavoratrice o un lavoratore ritiene di subire una discriminazione retributiva, può agire per ottenere la cessazione della condotta, il riconoscimento delle differenze economiche e, nei casi previsti, il risarcimento del danno.

Il rischio oggi è quindi già concreto sotto tre profili.

• Il primo è il rischio di contenzioso individuale o collettivo. Differenze retributive non giustificate possono generare rivendicazioni economiche, azioni antidiscriminatorie e richieste risarcitorie.

• Il secondo è il rischio probatorio. In materia antidiscriminatoria, se il lavoratore fornisce elementi idonei a far presumere una discriminazione, anche attraverso dati statistici, il datore di lavoro deve essere in grado di dimostrare che la differenza è fondata su ragioni oggettive e non discriminatorie.

• Il terzo è il rischio ispettivo, organizzativo e reputazionale. Una gestione opaca delle retribuzioni può attirare l’attenzione degli organismi di parità, delle rappresentanze sindacali e degli organi ispettivi, oltre a incidere negativamente sul clima interno e sull’immagine aziendale.

Per le aziende con oltre 50 dipendenti esiste inoltre già l’obbligo del rapporto biennale sulla situazione del personale maschile e femminile. La mancata trasmissione, anche dopo l’invito alla regolarizzazione dell’Ispettorato del Lavoro, comporta le sanzioni previste dall’art. 11 del D.P.R. 19 marzo 1955, n. 520; se l’inottemperanza si protrae per oltre 12 mesi, è prevista la sospensione per un anno dei benefici contributivi eventualmente goduti dall’azienda. In caso di rapporto mendace o incompleto, è prevista una sanzione amministrativa pecuniaria da 1.000 a 5.000 euro.

Il ruolo del consulente

Per il consulente, la pay transparency rappresenta un ambito di consulenza ad alto valore aggiunto.

Non si tratta soltanto di verificare la correttezza del cedolino. Il consulente può aiutare l’azienda a:

• mappare le retribuzioni;

• verificare la coerenza tra mansioni, livelli e trattamenti economici;

• costruire griglie retributive;

• aggiornare gli annunci di lavoro;

• rivedere le procedure di selezione;

• predisporre policy interne;

• gestire le richieste informative dei lavoratori;

• coordinare pay transparency, privacy e rapporto biennale di genere;

• prevenire contenziosi.

La consulenza diventa quindi preventiva e organizzativa: aiutare l’impresa a costruire un sistema retributivo coerente prima che emerga una contestazione.

Conclusioni

La pay transparency non deve essere letta come un mero adempimento formale. È un cambiamento culturale e gestionale.

Con il completamento del recepimento nazionale della Direttiva UE, le aziende dovranno essere in grado di spiegare come determinano le retribuzioni, perché applicano determinate fasce economiche, quali criteri usano per premi e aumenti e come giustificano eventuali differenze tra lavoratori comparabili.

La norma è stata introdotta perché, senza trasparenza, il principio di parità retributiva rischia di restare astratto. Il lavoratore non può contestare una disparità che non è in grado di conoscere; l’azienda non può difendere correttamente una differenza che non ha mai documentato.

Il consiglio operativo è semplice: non aspettare l’entrata in vigore piena degli obblighi. Le imprese dovrebbero iniziare subito a mappare le retribuzioni, rivedere gli annunci, formare chi seleziona il personale, formalizzare i criteri retributivi e correggere eventuali anomalie.

La trasparenza retributiva non vieta di premiare merito, esperienza, responsabilità e competenze. Chiede però che queste differenze siano chiare, verificabili e non discriminatorie.

Riferimenti normativi essenziali

• Direttiva (UE) 2023/970 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 10 maggio 2023, sulla parità di retribuzione tra uomini e donne per uno stesso lavoro o per un lavoro di pari valore attraverso la trasparenza retributiva e i relativi meccanismi di applicazione.

• Legge 21 febbraio 2024, n. 15, legge di delegazione europea 2022-2023.

• Schema di decreto legislativo di recepimento della Direttiva (UE) 2023/970, Atto del Governo n. 379.

• D.Lgs. 11 aprile 2006, n. 198, Codice delle pari opportunità tra uomo e donna, in particolare artt. 28 e 46.

• D.P.R. 19 marzo 1955, n. 520, per il sistema sanzionatorio richiamato in caso di mancata trasmissione del rapporto biennale.

• Legge 5 novembre 2021, n. 162, che ha rafforzato gli strumenti in materia di pari opportunità e rendicontazione aziendale.