Consegna del prospetto paga e obblighi di tenuta del LUL

Istituito dall’art. 39, d.l. 112/2008, convertito in l. 133/2008, il Libro Unico del Lavoro (LUL) è uno strumento fondamentale per la gestione dei rapporti di lavoro: si tratta di un registro obbligatorio nel quale il datore di lavoro privato, ad esclusione di quello domestico, deve iscrivere “tutti i lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo” e tutti i dati relativi ai rapporti di lavoro in essere nella propria azienda.

Per ciascun lavoratore devono essere indicati il nome e cognome, il codice fiscale e, ove ricorrano, la qualifica e il livello, la retribuzione base, l'anzianità di servizio, nonché le relative posizioni assicurative, le prestazioni previdenziali e le presenze, da cui risulti il numero di ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore subordinato, nonché l'indicazione delle ore di straordinario, assenze e ferie.

La compilazione del LUL deve avvenire per ciascun mese di riferimento dell’attività aziendale, entro la fine del mese successivo, e deve essere conservato per la durata di cinque anni dalla data dell’ultima registrazione. Inoltre, deve essere esibito agli organi di vigilanza in caso di ispezione.

Il legislatore non impone l’obbligo di consegna del Libro Unico del Lavoro al lavoratore. Tuttavia, in base all’art. 1, l. 4/1953, il datore di lavoro ha l’obbligo di consegnare, al momento della corresponsione della retribuzione, ai propri lavoratori dipendenti (esclusi i dirigenti) un prospetto di paga, in cui devono essere indicati: il nome, cognome e qualifica professionale del lavoratore, il periodo cui la retribuzione si riferisce, gli assegni familiari e tutti gli altri elementi che compongono detta retribuzione, nonché, distintamente, le singole trattenute.

La modalità di consegna del prospetto di paga può variare in base agli accordi tra le parti, ma deve comunque essere garantito al lavoratore l’accesso a tale documento in formato cartaceo o elettronico. Le scritturazioni presenti nel prospetto di paga coincidono generalmente con quelle contenute nel LUL, ma non è previsto dalla legge che il lavoratore possa ottenere copia dell’intero Libro Unico del Lavoro.

Per la mancata o tardiva consegna del prospetto di paga, o in caso di omissioni o inesattezze nelle registrazioni apposte su di esso, è prevista una sanzione amministrativa a carico del datore di lavoro, ai sensi dell’art. 5, l. 4/1953: “[…] si applica al datore di lavoro la sanzione amministrativa pecuniaria da 150 a 900 euro”.

Qualora il datore di lavoro violasse l’obbligo di istituzione o tenuta del Libro Unico del Lavoro, può incorrere in ulteriori sanzioni amministrative pecuniarie. In particolare, l'art. 39, c. 7, d.l. 112/2008 prevede che il datore che non rispetti tali obblighi è soggetto a una sanzione da 500 a 2.500 euro per ciascun lavoratore interessato. Inoltre, l'omessa esibizione agli organi di vigilanza del Libro Unico del Lavoro è punita con la sanzione pecuniaria amministrativa da 200 a 2.000 euro.