Taxi pagato in contanti e imponibilità in busta paga

Con la Risposta a interpello n. 302/E del 4 dicembre 2025, l’Agenzia delle Entrate torna su un tema molto pratico per aziende e Pubbliche Amministrazioni: il trattamento fiscale dei rimborsi spese ai dipendenti quando, in trasferta in Italia, il lavoratore utilizza il taxi (o servizi analoghi) e paga in contanti.

Il punto di partenza è il principio di onnicomprensività del reddito di lavoro dipendente: in via generale, tutto ciò che il dipendente percepisce “in relazione al rapporto di lavoro” costituisce reddito imponibile, rimborsi inclusi, salvo specifiche deroghe previste dall’art. 51 TUIR.

La regola: serve la tracciabilità del pagamento

Nel perimetro delle trasferte/missioni fuori dal territorio comunale, l’art. 51, comma 5, TUIR disciplina i rimborsi analitici (vitto, alloggio, viaggio, trasporto) e, nell’ultimo periodo, introduce una condizione che nel caso dei taxi diventa dirimente: i rimborsi delle spese sostenute nel territorio dello Stato per trasporto effettuato mediante autoservizi pubblici non di linea (servizi ricompresi nella L. 21/1992, quindi tipicamente taxi e NCC) non concorrono al reddito solo se il pagamento è tracciabile (bonifico/versamento o altri strumenti previsti dalla normativa sui pagamenti).

Ne consegue che, se il taxi è stato pagato in contanti, viene meno la condizione di esclusione: il rimborso diventa imponibile come reddito di lavoro dipendente. È esattamente la conclusione a cui arriva l’Agenzia nel caso esaminato (missioni in Italia con pagamento cash).

Effetti pratici: ritenute e (di regola) contributi

Per i sostituti d’imposta pubblici, la risposta richiama il meccanismo della ritenuta “diretta” previsto dal DPR 600/1973: nel caso concreto, l’importo rimborsato per taxi pagato in contanti concorre al reddito e va assoggettato a ritenuta applicando l’aliquota di riferimento (in pratica, la logica dell’aliquota marginale indicata nella prassi richiamata).

Sul piano aziendale, l’effetto non è solo fiscale: nella prassi operativa viene evidenziato che, quando il rimborso diventa imponibile, esso è trattato anche come base assoggettata a contribuzione (salvo specifiche esclusioni).

Un chiarimento utile: trasferte all’estero

La condizione della tracciabilità è testualmente riferita alle spese sostenute “nel territorio dello Stato”. In coerenza con questa impostazione, viene ribadito che i rimborsi di spese di trasferta all’estero pagate in contanti non ricadono nella medesima preclusione prevista per l’Italia.

Cosa fare in azienda

La risposta n. 302/2025 suggerisce un approccio molto concreto: se l’azienda (o l’ente) vuole mantenere la non imponibilità dei rimborsi taxi in Italia, deve mettere i dipendenti nelle condizioni di pagare in modo tracciabile.

Nella pratica, funzionano bene policy semplici: carte aziendali o virtual card per le trasferte, indicazioni chiare nelle travel policy, nota spese che richieda evidenza del pagamento elettronico, e gestione “separata” delle eccezioni (ad esempio con avvertenza preventiva che il rimborso cash sarà trattato come imponibile).