Trasferte all’estero: quando i rimborsi spese non sono tassati

Con la risposta n. 188 del 10 luglio 2025, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito un aspetto rilevante per le aziende e gli enti che inviano lavoratori in missione o trasferta all’estero: la non imponibilità dei rimborsi spese erogati per vitto, alloggio, viaggio e trasporto.

L’intervento si colloca nel quadro delle modifiche introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 e successivamente dal D.L. n. 84/2025, che hanno inciso sull’art. 51, comma 5, del TUIR.

Le nuove regole: pagamenti tracciabili solo per le spese in Italia

La Legge n. 207/2024 (art. 1, comma 81) ha previsto che i rimborsi spese al dipendente non concorrono a formare reddito da lavoro solo se i pagamenti sono effettuati con strumenti tracciabili, come:

• bonifico bancario o postale;

• strumenti elettronici previsti dall’art. 23 del D.Lgs. n. 241/1997.

Questa regola, tuttavia, è stata parzialmente modificata dal D.L. n. 84/2025, che ha specificato quanto segue:

L’obbligo di tracciabilità si applica esclusivamente alle spese sostenute nel territorio italiano.

Rimborsi per missioni estere: esenti anche senza tracciabilità

A seguito di questo intervento normativo, i rimborsi spese per trasferte all’estero restano fiscalmente esenti anche qualora il dipendente abbia sostenuto le spese in contanti, purché vi sia:

• idonea documentazione giustificativa (fatture, ricevute, ecc.);

• collegamento funzionale tra spesa sostenuta e missione affidata.

La misura risponde a una necessità pratica, evidenziata da diversi soggetti istituzionali: in molti Paesi esteri non è possibile effettuare pagamenti con strumenti tracciabili per motivi tecnici o operativi.

Cosa devono fare le aziende

Le imprese e gli enti pubblici devono ora differenziare la gestione dei rimborsi spese, distinguendo:

• Spese sostenute in Italia: soggette a obbligo di tracciabilità per la non imponibilità;

• Spese sostenute all’estero: non soggette a tale obbligo, ma comunque da documentare in modo adeguato.

È consigliabile aggiornare le procedure interne, le policy sulle missioni e i moduli di richiesta rimborso, alla luce delle recenti modifiche normative.

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